Politique de confidentialité

Important

La présente Politique de confidentialité s’applique au site Web d’INOBITEC (https://inobitec.com) le site Web, les fonctions d’achat en ligne et de compte, les demandes commerciales, les interactions avec l’assistance, les demandes de formation et de développement sur mesure, les demandes d’essai et de version bêta, ainsi que les communications commerciales associées. L’utilisation des produits peut également être régie par un ou plusieurs Contrats de licence utilisateur final (EULA) propres aux produits. 

1. Who We Are

Inobitec Software FZ-LLC (« INOBITEC », « nous », « notre » ou « nos ») est une société établie à Dubai Media City, Dubaï, Émirats arabes unis. Nous exploitons https://inobitec.com et concédons des licences sur les produits logiciels INOBITEC.

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, veuillez nous contacter à l’adresse market@inobitec.com. Notre adresse professionnelle est : Dubai Media City, Building 05, Dubaï, Émirats arabes unis, P.O. Box 73030.

Selon le contexte, INOBITEC agit en qualité de responsable du traitement des données personnelles collectées via le site Web, le processus d’achat, les systèmes de gestion des licences, les canaux de support et les communications professionnelles. Dans certains cas limités, notamment lorsqu’un client fournit des informations dans le cadre du support technique ou d’un développement personnalisé, le contrat conclu entre les parties peut définir des rôles différents en matière de protection des données.

2. Scope of This Policy

La présente Politique s’applique aux données personnelles traitées lorsque vous visitez le site Web ou interagissez avec celui-ci ; créez un compte ou y accédez ; achetez ou demandez des logiciels, services, formations, prestations de support, versions d’essai, accès bêta ou développements personnalisés ; communiquez avec nous ; participez à des enquêtes ou à des activités marketing ; ou utilisez les fonctions de licence et d’activation associées aux produits INOBITEC.

La présente Politique ne remplace pas un EULA propre à un produit, un bon de commande, un accord de traitement des données, un contrat de support ni tout autre contrat. Lorsqu’un accord spécifique contient des dispositions plus détaillées concernant une activité de traitement particulière, cet accord s’applique à cette activité. Les sites Web, produits et services de tiers sont régis par leurs propres avis de confidentialité.

3. Personal Data We Collect

3.1 Données que vous fournissez directement

Les données de contact et de demande commerciale peuvent inclure vos nom et prénom, votre adresse e-mail professionnelle, votre numéro de téléphone, votre fonction, votre entreprise ou organisation, le volume de commande prévu, les produits qui vous intéressent et le contenu de votre message.

Les données relatives aux achats et au compte peuvent inclure votre nom, votre adresse e-mail, les informations sur votre entreprise, les données de facturation, les informations fiscales ou d’enregistrement, la référence de transaction, le produit acheté, les droits de licence, l’historique des commandes, les informations de facturation et les communications relatives à l’achat. Un compte peut être créé lors du paiement et accessible au moyen d’un code à usage unique envoyé à votre adresse e-mail ; INOBITEC n’exige pas de mot de passe de compte classique pour ce processus.

Les demandes de support ne doivent contenir que les informations techniques raisonnablement nécessaires pour analyser et résoudre le problème signalé. Veuillez ne pas transmettre d’informations permettant d’identifier un patient ni d’autres données personnelles sensibles. Dans la mesure du possible, supprimez ou masquez les identifiants personnels avant d’envoyer des journaux, captures d’écran, bases de données, images ou autres éléments de support. Il vous appartient de vous assurer que les informations fournies peuvent être légalement communiquées à INOBITEC à des fins de support.

Les données relatives aux versions d’essai et bêta peuvent inclure votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre fonction, votre organisation, l’usage prévu, vos retours et d’autres informations nécessaires pour évaluer ou gérer l’accès.

Les données relatives aux formations et aux développements personnalisés peuvent inclure les exigences du projet, des informations techniques, vos coordonnées, le contexte organisationnel, des informations de planification ainsi que tout document que vous fournissez volontairement.

3.2 Données collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez le site Web, nous et nos prestataires pouvons collecter automatiquement des données relatives à votre appareil et à votre utilisation, telles que l’adresse IP, la localisation approximative déduite de l’adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, le type d’appareil, les pages d’origine et de sortie, les pages consultées, les interactions, les horodatages, les identifiants stockés dans des cookies ou technologies similaires et les données techniques relatives aux événements.

Lorsqu’une licence logicielle est activée ou validée, nous pouvons traiter l’heure d’activation, l’adresse IP, les informations pertinentes sur l’appareil, la clé de licence ou l’identifiant du droit de licence, le Product Code, la version du produit et les informations techniques d’état nécessaires pour émettre, sécuriser et valider la licence, diagnostiquer les problèmes ou prévenir son utilisation abusive.

Lorsqu’une télémétrie anonyme facultative est activée dans un produit, nous pouvons recevoir des statistiques techniques et d’utilisation conçues de manière à ne pas identifier directement une personne. Les fichiers de diagnostic ne sont pas téléversés automatiquement ; ils sont transmis manuellement par un utilisateur ou un administrateur lorsqu’une assistance est demandée.

3.3 Informations de paiement

Les paiements par carte sont traités par Stripe. INOBITEC ne reçoit ni ne conserve le numéro complet de la carte, le code de sécurité de la carte ni des identifiants de paiement équivalents. Stripe peut nous transmettre des informations limitées relatives au statut du paiement, à la transaction, au contrôle antifraude, à la facturation et au rapprochement.

Pour les paiements par virement bancaire, nous pouvons traiter les coordonnées du payeur, les références bancaires, les informations de virement, les données de facture et la correspondance associée. Nous pouvons également effectuer des contrôles relatifs à la fraude, aux sanctions, au contrôle des exportations et à la conformité lorsque cela est requis ou raisonnablement approprié.

3.4 Informations sensibles et médicales dans les éléments transmis au support

Les pièces jointes adressées au support peuvent contenir involontairement des informations personnelles, confidentielles, relatives à la santé ou à des patients. Veuillez ne pas téléverser d’informations permettant d’identifier un patient, d’images médicales contenant des identifiants directs ni d’autres données personnelles sensibles. Avant d’envoyer des journaux, captures d’écran, bases de données, images ou autres éléments de support, supprimez ou masquez les identifiants personnels dans la mesure du possible. Si vous estimez qu’un problème technique ne peut être analysé sans éléments contenant des données personnelles, contactez d’abord INOBITEC afin de convenir d’une approche appropriée. Il vous appartient de vous assurer que toute information fournie à INOBITEC peut être légalement communiquée.

4. Purposes and Legal Bases for Processing

4.1 Fourniture du site Web, des produits et des services

Nous traitons des données personnelles afin d’assurer le fonctionnement du site Web ; d’authentifier les utilisateurs ; de créer et gérer les comptes ; de traiter les commandes et les paiements ; d’émettre les factures ; de fournir, activer, valider, renouveler et protéger les licences ; de proposer des versions d’essai ou des accès bêta ; de fournir le support, les formations et le développement personnalisé ; et de communiquer au sujet de ces activités.

Lorsque le RGPD de l’UE ou le UK GDPR s’applique, la base juridique est généralement l’exécution d’un contrat ou l’accomplissement de mesures précontractuelles demandées. Certaines activités associées reposent également sur notre intérêt légitime à exploiter des services sécurisés, fiables et commercialement viables.

4.2 Sécurité, prévention de la fraude et conformité

Nous traitons des données techniques, transactionnelles, de compte et de licence afin de protéger le site Web et les produits ; de détecter la fraude, les usages abusifs, les copies non autorisées ou les contournements ; de faire respecter les dispositions contractuelles ; d’enquêter sur les incidents ; de respecter les obligations relatives aux sanctions, au contrôle des exportations, à la fiscalité, à la comptabilité et au droit ; et d’établir, d’exercer ou de défendre des droits en justice.

La base juridique peut être le respect d’obligations légales, nos intérêts légitimes ou toute autre base autorisée par la législation applicable.

4.3 Analyse et amélioration des services

Nous utilisons des outils d’analyse du site Web et d’analyse des sessions afin de comprendre le trafic, diagnostiquer les erreurs, améliorer l’ergonomie, évaluer les campagnes et planifier l’amélioration des contenus et des produits. Les technologies d’analyse non essentielles sont utilisées sur la base du consentement lorsque celui-ci est requis. Dans d’autres juridictions, le traitement peut également reposer sur des intérêts légitimes lorsque cela est autorisé et qu’un équilibre approprié est assuré avec les droits des personnes.

4.4 Marketing et publicité

Nous pouvons vous envoyer des actualités sur les produits, des informations sur des événements, des contenus pédagogiques ou des communications commerciales lorsque vous y avez consenti ou lorsqu’une autre base juridique l’autorise. Vous pouvez vous désabonner à l’aide du lien figurant dans un e-mail ou en nous contactant. Nous pouvons utiliser des technologies publicitaires et de mesure des conversions afin d’évaluer les campagnes et d’afficher des publicités pertinentes, sous réserve des exigences de consentement et de vos paramètres.

Le consentement au marketing est facultatif et ne conditionne pas la fourniture d’un produit demandé, d’une réponse du support ni de tout autre service non marketing.

4.5 Activités opérationnelles

Nous traitons des données aux fins de gestion de la relation client, tenue des registres, reporting interne, prévisions, audits, gouvernance d’entreprise, gestion des fournisseurs, continuité des activités et éventuelles opérations d’entreprise. La base juridique est généralement constituée de nos intérêts légitimes, de nos obligations légales ou de la nécessité contractuelle.

5. Cookies and Similar Technologies

Le site Web utilise des cookies, pixels, tags, le stockage local et des technologies comparables. Certaines sont strictement nécessaires à la sécurité, à l’authentification, au paiement, à la répartition de charge et aux fonctions demandées par l’utilisateur. D’autres servent à l’analyse, à la publicité, à la personnalisation et à la mesure.

Les technologies non essentielles ne sont activées qu’après obtention du consentement lorsque celui-ci est requis. Vous pouvez gérer les choix disponibles via l’interface de consentement du site Web et les paramètres de votre navigateur. Pour en savoir plus, consultez la Politique relative aux cookies d’INOBITEC.

6. Service Providers and Other Recipients

Nous ne communiquons les données personnelles que dans la mesure raisonnablement nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique et dans le cadre de dispositions contractuelles, de confidentialité et de sécurité appropriées. Les catégories de destinataires comprennent les prestataires d’hébergement et d’infrastructure ; les prestataires de paiement et les banques ; les fournisseurs de solutions d’analyse, de publicité et de gestion des tags ; les fournisseurs de communication client et de chat ; les fournisseurs de CRM et de technologies Web ; les conseillers professionnels ; les auditeurs ; les autorités de réglementation ; les organismes chargés de l’application de la loi ; ainsi que les contreparties à une opération de fusion, acquisition, financement, réorganisation ou cession d’actifs.

Les fournisseurs technologiques actuellement utilisés comprennent Stripe ; Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Merchant Center et Google reCAPTCHA ; Let's Encrypt ; Google DNS ; Google Safe Browsing ; Microsoft Clarity ; Meta Pixel ; LinkedIn Insight Tag ; JivoChat ; l’infrastructure d’hébergement Ultahost avec des serveurs situés aux Pays-Bas ; ainsi qu’un CRM basé sur OctoberCMS. Les fournisseurs utilisés, leur configuration et leurs sous-traitants peuvent évoluer au fil du temps.

Nous ne communiquons pas de données personnelles à des tiers en échange d’une contrepartie financière. Certaines communications à des fins publicitaires ou analytiques peuvent être qualifiées de « partage », de « vente » ou de publicité ciblée au regard de certaines lois américaines des États sur la protection de la vie privée, même en l’absence de contrepartie financière. Lorsque cela s’applique, nous mettons à disposition les mécanismes d’opposition requis.

7. International Data Transfers

INOBITEC (Inobitec Software FZ LLC) est enregistrée aux Émirats arabes unis et fait appel à des prestataires dans plusieurs pays. Les données personnelles peuvent donc être traitées aux Émirats arabes unis, dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni, aux États-Unis et dans d’autres juridictions où nos prestataires ou leurs sous-traitants ultérieurs exercent leurs activités.

Lorsque des données personnelles font l’objet de transferts internationaux, nous mettons en place les garanties appropriées requises par la législation applicable, notamment les décisions d’adéquation, les clauses contractuelles types (SCC), l’UK International Data Transfer Addendum ou l’International Data Transfer Agreement (le cas échéant), des contrôles d’accès, le chiffrement, des évaluations des risques liés aux transferts et d’autres garanties reconnues par la loi. Lorsque la législation applicable impose des exigences supplémentaires pour les transferts internationaux, INOBITEC prend des mesures raisonnables afin de mettre en œuvre les garanties contractuelles, techniques, organisationnelles ou autres reconnues par la loi.

8. Data Retention

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique, notamment pour fournir les produits et le support, conserver les registres de licences et de transactions, respecter les obligations fiscales et comptables, résoudre les litiges, faire respecter les accords, prévenir la fraude et respecter la législation.

Les durées de conservation varient selon la catégorie de données personnelles et les exigences légales applicables. Sauf si une durée plus longue est exigée ou autorisée par la loi, INOBITEC applique généralement les durées de conservation suivantes :

• Demandes commerciales : jusqu’à 24 mois après la dernière communication.

• Comptes clients et enregistrements CRM : pendant toute la durée de la relation commerciale et jusqu’à 7 ans après la dernière interaction commerciale significative.

• Commandes, factures, données de paiement et documents fiscaux : conservés jusqu’à 10 ans (ou plus lorsque la législation applicable l’exige).

• Enregistrements de licences : conservés pendant la durée de la licence applicable, y compris toute licence permanente, puis aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour administrer, vérifier, prendre en charge, protéger ou faire respecter les droits de licence, résoudre les litiges, assurer la sécurité ou respecter les obligations légales applicables.

• Demandes de support : jusqu’à 5 ans après la clôture du dossier de support.

• Pièces jointes adressées au support et éléments de diagnostic téléversés : généralement jusqu’à 2 ans après la clôture de la demande de support, sauf si une conservation plus longue est nécessaire pour résoudre un problème en cours, respecter des obligations légales ou protéger des droits en justice.

• Journaux de sécurité et d’audit : généralement jusqu’à 12 mois.

• Enregistrements du consentement marketing et des oppositions : pendant toute la durée de validité du consentement et jusqu’à 3 ans après son retrait ou la dernière interaction marketing, afin de démontrer le respect de la législation applicable.

• Données d’analyse et de télémétrie anonymes ou agrégées : conservées uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à l’amélioration des services.

Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons de manière sécurisée, les anonymisons ou les isolons, sous réserve des obligations légales applicables, des cycles de sauvegarde et des mesures de conservation imposées pour des motifs juridiques.

9. Security

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les données à caractère personnel contre tout accès, modification ou divulgation non autorisés, ainsi que contre la perte ou la destruction. 

Ces mesures peuvent comprendre le chiffrement TLS des données en transit, des connexions d’administration chiffrées, des contrôles d’accès fondés sur les rôles et le principe du moindre privilège, l’authentification multifacteur pour les comptes administratifs lorsqu’elle est disponible, la journalisation et la surveillance, des mises à jour logicielles et correctifs de sécurité réguliers, des sauvegardes sécurisées, des vérifications préalables des fournisseurs, des procédures de réponse aux incidents et des obligations de confidentialité des employés. L’accès aux données personnelles est limité au personnel et aux prestataires qui en ont besoin pour exercer leurs responsabilités.

Aucun système n’est totalement sécurisé. Vous devez protéger l’accès à votre compte de messagerie, car des codes de connexion à usage unique peuvent y être envoyés, et nous signaler rapidement toute activité non autorisée suspectée.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission sur Internet ni aucun mode de stockage électronique n’est totalement sécurisé, et aucune mesure de sécurité ne peut garantir une protection absolue contre tout accès ou toute divulgation non autorisés.

10. Your Privacy Rights

Selon votre lieu de résidence et la législation applicable, vous pouvez disposer de droits vous permettant d’obtenir des informations sur le traitement ; d’accéder à vos données personnelles ; de rectifier des données inexactes ; de demander leur effacement ; de limiter le traitement ou de vous y opposer ; de recevoir vos données dans un format portable ; de retirer votre consentement ; de vous opposer au marketing direct, à la publicité ciblée, à la vente ou au partage ; et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour exercer un droit, envoyez un e-mail à market@inobitec.com en décrivant votre demande. Nous pouvons vérifier votre identité et votre habilitation, demander des précisions ou refuser ou limiter une demande lorsque la loi le permet. Les mandataires autorisés peuvent présenter des demandes lorsque cela est applicable, sous réserve d’une vérification.

Nous accusons généralement réception des demandes relatives à la protection des données dans un délai de cinq (5) jours ouvrés et nous efforçons d’apporter une réponse au fond dans un délai de trente (30) jours, sauf si la législation applicable prévoit un autre délai ou si la demande est exceptionnellement complexe.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat, au maintien de registres de sécurité ou de lutte contre la fraude, au respect de la législation ou à l’établissement ou la défense de droits en justice.

10.1 Droits dans l’EEE et au Royaume-Uni

Lorsque le RGPD de l’UE ou le UK GDPR s’applique, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité et de retrait du consentement. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. Si le traitement repose sur des intérêts légitimes, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière ; s’il est effectué à des fins de marketing direct, vous pouvez vous y opposer à tout moment.

10.2 Droits au titre du droit des Émirats arabes unis

Lorsque la loi des Émirats arabes unis sur la protection des données personnelles s’applique, les droits peuvent inclure l’accès aux informations relatives au traitement, le transfert ou la réception de données personnelles dans un format structuré et lisible par machine lorsque cela est applicable, la rectification, l’effacement, la limitation ou la suspension du traitement, l’opposition à certains traitements automatisés ou au marketing direct et l’introduction d’une réclamation auprès de l’autorité compétente, sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi.

10.3 Informations pour la Californie et d’autres États américains

Si une loi d’un État américain relative à la protection de la vie privée s’applique à INOBITEC et à vos données personnelles, vous pouvez disposer de droits supplémentaires en vertu de cette loi. INOBITEC ne vend pas sciemment de données personnelles contre une contrepartie financière. Lorsque la législation applicable l’exige, nous mettons à disposition les droits et mécanismes d’opposition qu’elle prévoit.

11. Automated Decision-Making

Nous n’utilisons pas de prise de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou des effets d’importance comparable sur les personnes. Des outils automatisés peuvent contribuer aux contrôles relatifs à la fraude, à la sécurité, aux sanctions ou aux abus de licence, mais toute décision défavorable importante fait l’objet d’un examen approprié lorsque la loi l’exige.

12. Children

Le site Web et les offres logicielles commerciales s’adressent aux professionnels et aux organisations, et non aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment, directement via le site Web, de données personnelles concernant des enfants de moins de 16 ans. Si vous pensez qu’un enfant a fourni des données personnelles sans autorisation appropriée, contactez-nous afin que nous puissions vérifier la situation et prendre les mesures nécessaires.

13. Business Customers and Authorized Users

Si vous interagissez avec INOBITEC pour le compte d’une organisation, celle-ci peut être séparément responsable du traitement des données personnelles liées à votre utilisation de ses systèmes et produits. Vous déclarez être autorisé à fournir en son nom des coordonnées professionnelles et des documents.

14. Third-Party Links and Integrations

Le site Web peut contenir des liens vers des sites tiers ou intégrer des fonctionnalités de tiers. INOBITEC n’est pas responsable des pratiques indépendantes de ces tiers en matière de protection de la vie privée. Consultez l’avis de confidentialité du tiers concerné avant de lui fournir des données.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique afin de tenir compte de l’évolution de la législation, des technologies, des fournisseurs, des produits ou des pratiques commerciales. La date de « Dernière mise à jour » sera modifiée lors de la publication des changements. Lorsque cela est requis, nous fournirons une information supplémentaire ou recueillerons à nouveau votre consentement.

16. Privacy Contact

Pour toute question ou demande relative à la protection des données, veuillez contacter :

E-mail : market@inobitec.com
Société : Inobitec Software FZ-LLC
Adresse : Dubai Media City, Building 05, Dubaï, Émirats arabes unis, P.O. Box 73030

Veuillez ne pas envoyer par e-mail ordinaire de mots de passe, d’informations de carte de paiement, de données permettant d’identifier un patient ni d’autres données hautement sensibles, et utilisez un objet clair tel que « Privacy Request ».